Participantes do Projeto

 

 

Hoje temos a certeza (ou quase) de que a tecnologia está erguendo a economia. Proporcionando maior agilidade, produtividade e diminuindo os gastos. No entanto, essa tecnologia por si só não funciona e não traria tais benefícios. De perto, esquecemo-nos quem são as pessoas que estão conduzindo toda essa alavancada da economia, pois são esses que dizem onde e de que forma a tecnologia deve agir.

Nos projetos chamamos essas pessoas (criadores e trabalhadores) de participantes do projeto. Está ai a primeira tarefa do Gerente de Projetos, escolher os participantes do projeto. Tarefa essa, muito árdua.

Mas quem são os participantes? Temos os participantes diretos: que são os clientes, as pessoas que tomam as decisões, os representantes e obviamente a equipe do projeto. Temos também os participantes indiretos: todos aqueles que são afetados indiretamente pelo projeto, por suas ações e resultados alcançados.

A identificação dos participantes é tarefa primária já que todas as decisões importantes realizadas durante o planejamento do projeto devem levar em conta tais participantes. Serão essas pessoas que estabelecem os acordos, metas e limitações do projeto, criando estratégias, cronogramas e aprovando o orçamento, sempre sobre a supervisão e liderança do Gerente de Projeto. Mas essa tarefa, apesar de ser a primária deve ser contínua, pois durante todos os estágios subseqüentes, o gerente deve continuar deixando claro quem são os participantes e os papéis que cada um desempenham, bem como, o impacto e responsabilidades de suas atividades. Por isso, esses papéis devem estar bem claro à todo momento à esses participantes.

Um projeto bem-sucedido tem em seu centro os participantes.

O lema de que “o cliente tem sempre razão” não pode ser uma verdade absoluta para o gerente. E sim o de “satisfazer os participantes”. Será com essa visão diferenciada que o gerente obterá êxito no sucesso de seu projeto com maior facilidade. Não basta suprir as necessidades do cliente, as expectativas dos participantes devem ser satisfeitas igualitariamente. Lembrando que o fator de sucesso está na afirmação de que “equipe do projeto, cliente e gerência devem obrigatoriamente concordar sobre as metas do projeto”.  A satisfação dos participantes é um alvo difícil de ser almejado, particularmente, se eles aparecerem mais a frente com novos pedidos e exigências. Daí, ser fundamental que o gerente saiba exatamente desde o início quem são e o que querem os participantes. Somente depois que souber isso, poderá executar a tarefa principal de satisfazê-los.

Identificando os participantes.

Muitas vezes, a identificação é fácil; outras vezes (mais freqüentemente), é preciso sair à procura. Durante essa busca, ao invés de perguntar: “Quem é o cliente?” ou “quem faz parte da equipe do projeto”, pergunte “Quem irá contribuir?” Pois será com essas contribuições que terá um projeto bem-sucedido.

Papéis dos participantes: Gerente de Projeto

Como participante do projeto, suas expectativas também devem ser satisfeitas, para que possa responder a pergunta “Qual minha contribuição para o projeto?”. Pois além de identificar os papéis dos participantes do projeto, deve-se principalmente identificar seu(s) papel(is). Tendo que responder perguntas como: “Qual é minha autoridade?”, “Quem é meu superior?”, “Isso significa estar livre de outras responsabilidades?”, “Quais são as minhas expectativas?”. Sendo um gerente de projeto, você é um participante importante, não se esqueça de satisfazer a você mesmo também.

Papéis dos participantes: Equipe do Projeto

São os participantes que realizará a execução do projeto (que fará o projeto caminhar) sempre em conjunto com o Gerente de Projeto. Suas contribuições são das mais importantes, pois contribuem ativamente com suas habilidades, tempo e empenho.

Existem participantes e/ou empresas com papéis que serão mais ou menos ativos (podendo citar: os terceirizados, os temporários, os de meio-expediente, os estagiários, dentre outros), quanto à sua colaboração junto ao projeto. No entanto, o gerente deve tratá-los de igual forma e respeito pelo trabalho desempenhado. Assim sendo, é de essencial importância que esses sejam comunicado do andamento do projeto, os sucesso e fracassos alcançados. Ou seja, o feedback da realização de suas contribuições são de extrema importância para o aumento do ego e satisfação desses.

Papéis dos participantes: A gerência

O bom relacionamento com a gerência do projeto pode facilitar o alcançar dos bons resultados no projeto. A gerência nesse caso, é a gerência funcional que faz referência aos gerentes de setores e departamentos, os supervisores de primeiro nível ou vice-presidentes executivos.

São essas pessoas que possuem controle indireto sobre as atividades de seu projeto, são elas que controlam orçamentos, pessoas, decisões, autorizações e vetos. Elas estão diretamente ligadas nas definições e cumprimento das políticas adotadas pela empresa (políticas que afetam diretamente o projeto). Mas como essa gerência pode ajudar no projeto? Geralmente elas ajudarão no recrutamento dos profissionais mais gabaritados para o projeto, indicando-os e cedendo-os.

O gerente de projeto deve fazer algumas perguntas para considerar quem são os participantes da gerência. Que gerentes tomarão as decisões? Quem tem poder de veto? Quem será afetado indiretamente por essas decisões?

Papéis dos participantes: O apoio

Os melhores apoiadores sabem que não estão apenas apoiando o Gerente de Projeto ou a Equipe do projeto, mas sim, defendendo-os também. Pois, seu trabalho, é ajudar as pessoas a obterem êxito.

Há muitos projetos que  ultrapassam a barreira dos departamentos, do escopo, do prazo e dos recursos. O apoio vem para ajudar o gerente e a equipe do projeto a tentar evitar que tais problemas aconteçam. O apoio é um executivo sênior ou um gerente júnior. E seu cargo dentro da organização é independente do projeto que esteja em andamento. O que possibilita atuar como ponte entre o projeto e o processo normal de tomada de decisões. O apoio pode ainda usar seu poder em nome do gerente de projeto, aconselhar e influenciar a prioridade do projeto dando à autoridade que falta ao gerente de projeto. Apontar um apoiador poderoso, influente e interessado é fundamental para o sucesso do projeto.

Papéis dos participantes: O cliente

Geralmente é quem está pagando o projeto. E ele é quem manda e desmanda na descrição do projeto, prazos, orçamentos e nos critérios que determinam o sucesso do projeto. Talvez exista outros participantes que queiram incluir exigências extras, no entanto, a última palavra será sempre do cliente, já que a conta é paga por ele.

As verbas e exigências do produto são contribuições diretas do cliente. Para tanto, o gerente deve se guiar por duas questões básicas: Quem está autorizando as tomadas de decisões referentes ao produto? Quem está pagando o projeto?

 

Exercite sua liderança:

·         Controle a entrada de participantes no seu projeto.

·         Gerencie centralizado no alto escalão da empresa.

·         Forneça feedback adequado aos participantes do projeto, independente de sua contribuição ao projeto.

 

Lembrando sempre que os participantes são o centro de um projeto de sucesso.

 

Bibliografia

ROSINI, Alessandro Marco. PALMISANO, Angelo. Administração de Sistemas de Informação e a Gestão do Conhecimento. São Paulo : Thomson, 2003.

HELLER, Robert. Como gerenciar equipes. 3.ed. São Paulo: Publifolha, 2000.

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